Você sabe como fazer um recibo de pagamento, eficiente?

Você sabe como fazer um recibo de pagamento eficiente?

No momento de realizar negócios, receber mercadorias ou tratar com fornecedores, o recibo de pagamento merece destaque especial.

Ele é um tipo de documento muito importante nas transações e dá segurança para quem quita sua obrigação.

Mas você sabia que nem todo recibo de pagamento é válido?

E, se não for elaborado da maneira correta, pode nem mesmo ser eficiente!

Por isso preparamos este post, explicando a importância do recibo de pagamento e como elaborá-lo corretamente. Confira:

A importância do recibo de pagamento

O recibo é um documento escrito, que serve para comprovar o pagamento de alguma obrigação.

Nele, uma pessoa ou empresa declara ter recebido algo de outra, podendo ser pagamento em dinheiro ou mesmo serviço.

O recibo, diferentemente da nota fiscal, não é “oficial”, e por isso não serve como comprovante de recolhimento de impostos.

Mas é certamente muito importante para demonstrar o pagamento da base de cálculo.

Caso seja feito um negócio que exija a contraprestação, é fundamental que se exija um recibo devidamente especificado, para que não haja problemas futuros.

Ou seja, antes de qualquer aspecto, é necessário reconhecer o recibo de pagamento como um instrumento de prova.

No caso de execução judicial, por exemplo, o recibo é a prova mais eficaz: ele protege o devedor contra qualquer cobrança.

Tipos de recibo de pagamento

O recibo não tem uma forma especificada pela lei.

Mas, para cada ocasião, dependendo do negócio, poderá comprovar pagamentos diferentes.

Existe um modelo de “recibo geral”, que pode ser encontrado até mesmo em papelarias.

Trata-se duma cártula na qual se preenchem os dados de quem recebeu e de quem pagou, especificando-se o valor e a data, para quitar alguma transação.

Mas o recibo também é aplicável em determinações judiciais, como no pagamento de pensões alimentícias, sendo fundamental para que o pagador não sofra a execução judicial.

Ele pode ser utilizado também para comprovar o pagamento do profissional que prestou serviços para alguém, como um pintor, o que firmará a quitação do valor acertado entre as partes.

Dados que devem constar no recibo de pagamento

Como dito, legalmente, não há uma norma para o recibo.

Porém, alguns dados devem constar, para que seja válido e sirva para o seu propósito.

Assim, o recibo deve conter pelo menos os seguintes elementos:

  • data em que foi realizado o pagamento ou a transação;
  • dados de quem recebeu o valor: nome, endereço, CPF etc.;
  • dados de quem realizou o pagamento;
  • descrição de referência do pagamento: serviço realizado, produto comprado, quantidade, número da parcela etc.;
  • valor que foi recebido.

Esses são os dados básicos que devem constar do recibo.

Porém, de acordo com o que se pretende comprovar, outras informações podem ser adicionadas.

É importante lembrar que o recibo deve ser o mais detalhado possível, para que, futuramente, não possam ser levantadas dúvidas a respeito do pagamento.

Por exemplo, se um recibo contém apenas o valor e as partes envolvidas, poderá ser contestada, por exemplo, a data do pagamento etc.

Outra informação muito importante: o local de pagamento – ele pode determinar, por exemplo, o foro competente, é dizer, onde será ajuizada uma eventual ação que discuta o caso.

Passos para preencher um recibo de pagamento corretamente

Criamos um passo a passo, para ajudar nossos clientes a preencherem o recibo de pagamento da maneira adequada.

Confira a seguir e não erre mais:

Coloque um título no documento

É importante que a folha de recibo contenha um “título”, e não seja apenas um espaço em branco.

Sugerimos que sejam colocados títulos como “Recibo de pagamento”, “Declaração de pagamento”, ou outros similares.

A ideia é que o título deixe claro o teor do documento, para que não reste dúvida a quem por ventura vier a consultá-lo.

Descreva o recebimento

Depois do título, deve se fazer a descrição do ato ali praticado.

O texto deve preferencialmente ser escrito em primeira pessoa, do singular ou do plural, a depender de ser o credor pessoa natural ou jurídica.

O importante é deixar claro quem recebeu o pagamento.

Também podem ser incluídas informações relevantes sobre a contraprestação recebida.

Por exemplo, se o pagamento foi parcelado, você deve indicar o número da parcela que está sendo quitada.

Atente para os valores mencionados

Devemos sempre revisar os valores colocados no recibo, para que não seja emitido um documento com erros.

O recomendado é que seja escrito o valor numérico (em algarismos), seguido de sua forma extensa, entre parênteses.

Por exemplo: R$ 300,50 (trezentos reais e cinquenta centavos).

Caso ocorra divergência entre o valor numérico e o valor alfabético, este segundo é o que vale.

Por isso, deve-se ter cuidado para evitar erros de digitação que modifiquem a validade do recibo.

Verifique o foro para realizar os pagamentos

Caso haja alguma discussão ou divergência sobre a validade de algum recibo, ele deve ser discutido judicialmente.

Nesse caso, se não constar no documento um foro específico, o litígio deve ser ajuizado no local onde assinado o recibo.

Reserve um local para data e assinatura

Finalmente, deve se escrever a data da emissão do recibo, com assinatura da pessoa que está recebendo.

Precisam constar a cidade e a unidade federativa em que o pagamento foi recebido, seguido pela data.

Por exemplo: Porto Alegre – RS, 21 de dezembro de 2018.

Após isso, também deve se colocar o nome completo da pessoa que recebeu o pagamento e assinou o recibo.

É recomendável inserir o seu número de CPF, para fins de comprovação.

Exemplo de recebido de pagamento

Conseguiu entender como preencher o recibo de pagamento?

Para ficar ainda mais claro, criamos este exemplo prático.

Veja como fazer:

“Eu, João da Silva, recebi de Maria dos Santos a importância de R$ 450,60 (quatrocentos e cinquenta reais e sessenta centavos), pelos serviços de assessoria de comunicação prestados durante o evento ‘EVENTO’.

Elegemos o foro da comarca de Porto Alegre para discutir qualquer litígio relacionado a este documento.

Porto Alegre – RS, 21 de dezembro de 2018

João da Silva – CPF: 123.456.789-10″

A importância de consultar um profissional

Quem trabalha com vendas, pagamentos e cobranças, costuma ficar com dúvidas a respeito dos recibos que estão sendo feitos.

Afinal, recibos sempre encabeçam um assunto pontual e determinante na gestão empresarial.

Por isso, ao lidar com recibos, o ideal é contar com ajuda profissional.

Diante duma cobrança, por exemplo, seu advogado poderá verificar se o documento servirá como prova ou se será preciso chamar testemunhas para comprovar alguma situação.

Mesmo antes dessa medida, ele já poderá formular um recibo que tenha os dados necessários e as especificações do negócio, para servir tecnicamente de prova numa eventual ação judicial para requerer valores não pagos.

Enfim, o recibo de pagamento deve ser elaborado com cuidado, de preferência com ajuda profissional, para que não traga dores de cabeça.

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E então, o que você achou do texto? Aproveite para conferir estas 4 dicas sobre finanças para sua empresa.

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