A lei da digitalização de documentos - Blog Fortes Advogados

A lei da digitalização de documentos

Antigamente, era comum encontrarmos nos escritórios e empresas um local exclusivo para o armazenamento de documentos.

Os tempos mudaram e com o avanço da tecnologia muitos registros já não são encontrados no formato tradicional.

Agora eles são criados e guardados como arquivos informatizados e só ocupam espaço nos computadores e na web. Junto com as mudanças surgiu a necessidade de regulamentação, e com ela a lei da digitalização de documentos.

Nesse cenário não são raras as dúvidas relacionadas à digitalização, certificação, guarda e descarte de documentos. Quem lida diretamente com áreas administrativas, tributárias e de gestão sabe bem o valor de cada documento.

Para evitar transtornos é preciso permanecer atento às novidades.

Você já sabe o que diz a lei de digitalização de documentos? Confira

O que diz a legislação?

A lei da digitalização de documentos passou por transformações e para entender o que é permitido hoje é necessário acompanhar o curso de sua história.

A primeira iniciativa regulatória da informatização foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que estabelecia a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Ela foi elaborada para garantir a validade, integridade e autenticidade jurídica de documentos no formato eletrônico por meio da certificação digital.

Em 2012, mais de 10 anos após o primeiro passo, a lei 12.682/12 estabeleceu que a digitalização de documentos não era obrigatória.

Desse modo, os registros físicos originais não poderiam ser descartados ou ter sua integridade comprometida, já que só eles forneciam a segurança jurídica necessária.

Tanto a medida provisória quanto a lei configuraram um avanço.

Entretanto, elas não contemplavam as reais expectativas, já que os documentos digitalizados não passavam de cópias informatizadas.

Ou seja, mesmo os registros com certificação digital não eram equiparados aos físicos originais.

Não dispensar o uso do papel representava continuar com espaços ocupados, gastar recursos (tinta, papel, impressora etc.) e ter o acesso dificultado.

Outra mudança aconteceu em 2016, quando o Projeto de Lei 146/2007 foi aprovado pelo Senado Federal.

A atualização passou a permitir a eliminação dos papéis originais e a garantir a validade dos documentos eletrônicos, desde que certificados por meio da Chaves Públicas.

A modificação aprovada pelo Senado atendeu às expectativas e a lei de digitalização de documentos passou a propiciar as vantagens esperadas.

O que é certificação digital?

Basicamente, a certificação digital pode ser entendida como a identidade da pessoa física ou jurídica.

Nela constam os dados que identificam a empresa ou o indivíduo nos sistemas de gestão e/ou na Receita Federal.

Além disso, sua principal característica é a presença de 2 códigos exclusivos conhecidos como chaves.

A primeira é pública e permite verificação de autenticidade do documento.

Já a segunda é privada.

Nela, é gerado um código específico para cada documento por meio de formulações matemáticas.

Quais as vantagens da digitalização?

Agora que você já sabe o que diz a lei, chegou a hora de conhecer as vantagens da digitalização.

Sem dúvidas, o avanço da tecnologia e da regulamentação alavancaram o custo-benefício relacionado à gestão dos documentos.

Veja alguns benefícios:

  • redução dos impactos ambientais e dos gastos relacionados à produção de documentos (sustentabilidade);
  • aumento da segurança e confiabilidade;
  • facilidade de acesso e transferência de dados;
  • agilidade na confecção dos registros;
  • otimização do espaço;
  • diminuição das fraudes;
  • ausência de deterioração pelo decurso de tempo e manuseio;
  • grande capacidade de armazenamento;
  • duplicação facilitada.

Com a lei da digitalização de documentos e as vantagens desse modelo, as empresas privadas não tardaram a iniciar a sua utilização.

O mesmo ocorreu com o sistema de justiça que, progressivamente, está substituindo os processos físicos pelos eletrônicos.

Todavia, cabe lembrar que alguns documentos (considerados permanentes) não podem ser eliminados após a digitalização.

O recomendável é contar com o auxílio de um advogado para entender melhor a lei e suas especificidades.

Só assim será possível evitar equívocos.

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Aproveite para conferir também nosso conteúdo sobre proteção de dados.

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